応募者とやり取りする時に備え、メールテンプレートを用意しましょう。
テンプレートがあると、候補者とのやりとりにかかる時間を短縮しつつ連絡の抜け漏れを防ぐことができます。
また、パターン別に用意することで、チーム内で共有して属人化を防ぐことも可能になります。
この記事では、応募者へメール連絡・返信する時の企業側のメールテンプレートを紹介します。
書類選考の合否を伝える
まずは、書類選考の結果を伝えるメールです。
利用頻度が高いため、合否それぞれのパターンを準備しておくのが良いでしょう。
書類選考合格の場合
書類通過が合格した場合のテンプレート例です。
ポイントは、面接では誰がどのような話をするのかを伝えることです。
伝えることにより、当日どんな内容を話すことになるのか、どんな質問ができるのか、
応募者が心の準備をできるようになります。
また、日程調整は必ず企業側から日時を提示し、応募者に選んでもらう形式にしましょう。
書類選考合格のテンプレート
書類選考不合格の場合
見送りになる場合のテンプレート例です。
せっかく応募してくれた方が不快にならないよう、丁寧な言い回しが重要です。
書類選考不合格のテンプレート
面接日程確定を伝える
応募者から面接希望日程がきたら、調整後確定のメールを返信します。
日程と併せて、オフィスへの行き方や緊急連絡先を伝えるとより丁寧です。
忙しい応募者が調べる手間を省けるよう、企業側から提示しましょう。
リマインドメールのテンプレート
面接の合否を伝える
面接の合否を伝えるメールもテンプレート化が可能です。
面接合格の場合
評価したポイントを伝えると、「自分のことを見てくれている」と感じさせることができ、
自社への入社意欲、志望度を上げるのに効果的です。
合格の場合は、次の選考はどの段階なのか、会う予定の面接者のことなど伝えると応募者も準備しやすくなります。
できるだけ応募者の名前を記載すると、親しみやすさが増して効果的です。
面接合格のテンプレート
面接不合格の場合
不合格理由は伝えないことが基本です。
聞かれたとしても、「活躍いただけるポジションや環境を用意できないと判断した」、
などの言い回しに留めましょう。
応募者が不快にならないよう、丁寧な言い回しが必要です。
面接不合格のテンプレート
まとめ
応募時や面接時の返信テンプレートを紹介しました。
丁寧なテンプレートを用意しておくことで、採用活動の効率を上げつつ、
応募者と良いコミュニケーションが取れるようになります。ぜひ参考にしてみてください。
