新卒採用の際には、採用試験の合格者に「内定通知書」を出すのが一般的です。「内定通知書」を送る際には、「内定承諾書」を同封して内定者に提出してもらいます。今回は「内定通知書」と「内定承諾書」に記載が必要な項目の解説と、今すぐに使えるテンプレートをご紹介します。

内定通知書、内定承諾書とは

新卒採用で使用される「内定通知書」と「内定承諾書」とは、どんな書類なのでしょうか。解説していきます。

内定通知書とは

「内定通知書」とは、一般的に新卒採用の学生に向けて出される書類で、採用試験から入社まで数カ月と、ある程度期間が長い場合に使用されます。中途採用では「内定通知書」ではなく、「採用通知」が使われます。　

「内定通知書」での案内は、選考の結果を簡潔にはっきりと伝えることが大切ですが、応募に対するお礼の言葉も添えるようにしましょう。また、入社までに必要な書類や手続きなども忘れずに書いておきます。

内定承諾書とは

「内定承諾書」とは、内定を受けた応募者が入社することを誓約する書類です。

企業側が「内定通知書」を出しただけでは一方的な通知となるので、採用が内定した応募者に「内定承諾書」を書いてもらう必要があります。「内定通知書」には「内定承諾書」を同封して送り、期日まで提出してもらうようにします。

内定通知書を送るタイミング

採用試験で合格した応募者には、まずは電話やメールで内定を通知するのが一般的です。
その後内定通知書を郵送します。応募者にとって採用試験の結果は、一刻も早く知って安心したいものです。できるだけ早く通知してあげましょう。

「内定通知書」と合わせて入社に関する必要書類を郵送する場合には、提出期日の1カ月前には内定者の手元に届くようにします。身元保証書など第三者の署名・捺印が必要な場合に、遠方に住む親戚や身内の人にお願いしなければならない可能性があるので、内定者が余裕をもって対応できるように配慮しましょう。

内定通知書のテンプレート

「内定通知書」には、応募に対するお礼の言葉を添えるとともに、選考の結果をはっきりと簡潔に伝えることが大切です。必要書類の提出など、入社までに必要な手順も書き加えます。
下記に「内定通知書」に記載が必要な項目と、今すぐに使えるテンプレートを用意しました。参考にしてください。

内定通知書に必要な項目

内定通知書に必要な項目は次の通りです。

• タイトル
• 日付
• 宛名
• 差出人名
• 季節の挨拶
• 採用決定の旨
• 同封書類
• 書類の返送期限
• 書類の返送宛先
• 今後のスケジュール
• 締めの挨拶
• 結語
• 今後の問合せ先

内定通知書のテンプレート

令和〇〇年〇月〇日
〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇
代表取締役〇〇〇〇

採用内定のご通知

　拝啓　貴殿におかれましては益々ご健勝のこととお喜び申し上げます。このたびは、弊社入社試験にご応募いただきましてありがとうございました。

　さて、厳正な選考の結果、貴殿は令和〇年度採用社員として内定いたしましたので、ご連絡申し上げます。

　つきましては、同封の必要書類に記入、署名・捺印の上、〇月〇日までにご来社くださいますようお願いいたします。

　まずは取り急ぎ、採用内定のご通知まで。

敬具

記

　　１．同封書類　　　　　　　　入社承諾書

　　　　　　　　　　　　　　　　誓約書

　　　　　　　　　　　　　　　　身元保証書

　　２．提出期限　　　　　　　　令和〇〇年〇月〇日（〇）

　　３．来社時に持参するもの　　印鑑

ご不明な点がありましたら人事部（〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇〇）の担当〇〇までお問い合せください。

内定承諾書のテンプレート

採用試験の合格者には、「内定通知書」と一緒に「内定承諾書」を送って提出してもらい、最終的な入社の意思の確認をします。「内定承諾書」に記載が必要な項目と、今すぐに使えるテンプレートを用意しました。参考にしてください。

内定承諾書に必要な項目

内定承諾書に必要な項目は次の通りです。

• 日付
• 宛名（会社の代表取締役社長が一般的）
• タイトル
• 内定通知受領した旨とその日付
• 内定承諾の旨
• 内定承諾書提出後は無断で入社を拒否しない旨
• 指示された書類は遅滞なく返送する旨
• 住居変更等があった場合は連絡する旨
• 本人氏名と捺印欄
• 保証人氏名と捺印欄

内定承諾書のテンプレート

令和〇〇年〇月〇日

〇〇〇〇株式会社
代表取締役〇〇〇〇　様

採用内定承諾書

　私は、貴社からの採用内定を謹んで承諾いたします。また、提出書類で変更が生じた場合には、遅滞なくご報告いたします。
　なお、内定期間中に下記事項が生じた場合は、採用内定を取り消されても不服申し立てはいたしません。

記

　　・健康上の問題で、就業が困難となった時
　　・書類等に虚偽が発覚した時
　　・来春に卒業できなくなった時
　　・その他、勤務に支障をきたす事象が認められた時

以上　

本人氏名　　　　　　　　　　　印　
保証人氏名　　　　　　　　　　印　

まとめ

「内定通知書」は、新卒採用の際に採用試験の合格者に出される書類です。
内定者が決まれば、早く入社の承諾を取りたいもの。そこで「内定承諾書」を一緒に送って提出してもらいます。いずれの書類も採用試験の合格者が決まれば、なるべく早く送るほうがよいので、今回ご紹介したテンプレートをうまく活用してください。